Les prérequis pour mettre en place un projet PLM
De nombreuses entreprises intègrent la gestion des informations produit au sein de leur stratégie. La solution PLM ou Product Lifecycle Management les équipe pour améliorer l’efficacité du développement de ces produits. Mais lancer un projet PLM en entreprise requiert une certaine préparation. De l’identification du périmètre des données à l’alignement des processus, quelles sont les questions à se poser et les étapes à suivre ? Passons en revue les prérequis pour mettre en place un projet PLM.
1. Délimiter précisément le périmètre des données produit de l’entreprise
Cette première étape détermine les contours de l’information qui sera gérée par le PLM. Impliquer tous les métiers est essentiel pour lister l’ensemble des besoins. Le niveau de détail de l’information et son niveau de traçabilité doivent être établis.
1) Identifier les données produit adéquates pour l’entreprise
Avant de lancer un projet de Product Lifecycle Management, une entreprise doit savoir ce que comprend exactement sa donnée produit. Il s’agit d’identifier quelles sont les informations pertinentes, à chaque phase du cycle de vie du produit. L’entreprise doit donc mener une analyse approfondie de son portefeuille de produits.
Voici les questions à se poser :
- Comment décrire le produit ? En utilisant des ingrédients, des recettes et des listes d’allergènes par exemple pour un produit alimentaire.
- Quelles informations sont essentielles ?
- Jusqu’à quel niveau de détail aller ? Ne pas aller trop loin pour éviter d’avoir 300 attributs sur la fiche produit.
2) Impliquer les métiers concernés par l’utilisation des données produit
Pour avoir une vision complète des données produit, il faut identifier les besoins des métiers concernés. Toutes les parties prenantes qui interviennent dans la création ou la gestion des données produit doivent s’exprimer. La solution PLM inclura ainsi des données alignées sur les objectifs des métiers.
Les équipes Qualité ont par exemple besoin de notions d’échantillonnage pour faire des tests. Disposer des résultats de ces tests dans la solution PLM est aussi nécessaire à des fins d’audit. Au-delà des instructions de fabrication, le bureau des méthodes s’intéresse aussi aux demandes de modification du produit. Cela lui permet de répondre aux besoins d’évolution du produit au fil du temps. Interroger chaque équipe sur ses besoins permet de cartographier les informations importantes.
3) Placer le curseur pour tracer efficacement les modifications des données produit
Lorsque le produit connaît des changements se pose la question du niveau de traçabilité à définir. Comment différencier entre modifications mineures ou majeures ? Lesquelles prendre en compte ? Comment estimer si une modification doit conduire à la création d’une nouvelle référence produit par exemple ?
Une nouvelle référence doit être créée si la modification apportée change le produit fini. Sur un équipement, un modèle de capteur qui remplace un autre, ne change pas les caractéristiques techniques du produit fini. Le produit proposé en magasin n’évolue pas fondamentalement. En revanche si du lait de vache vient remplacer du lait de soja dans un yaourt, cela implique la création d’une nouvelle référence.
2. Déterminer comment migrer les données produit pour fluidifier le projet
La migration des données est liée au sujet de la qualité de l’information, indispensable au bon fonctionnement du PLM. Elle amène souvent un questionnement quant au périmètre de la donnée produit.
1) Les cas de migration des informations pour un projet PLM
La migration des données a pour but d’alimenter la solution de Product Lifecycle Management. Pour une entreprise il peut s’agir :
- de migrer les données d’un ancien logiciel PLM existant ;
- d’insérer des données provenant d’autres systèmes d’information ;
- d’intégrer des fichiers ou documents physiques dans le PLM.
2) Les sujets que fait émerger la migration des données produit
Les migrations impliquent souvent de déplacer d’énormes quantités de données. Les entreprises ont tendance à vouloir migrer toutes les informations existantes dans le PLM. Mais des données trop détaillées impliquent un temps de chargement long de la solution PLM. Elles perturbent souvent la lisibilité pour l’utilisateur. Se pose également la problématique du maintien à jour de ces données. Les utilisateurs (users) vont-ils continuer à les actualiser ?
La question de la migration de l’historique des données (ou des flux de travail) soulève les mêmes questions. Aucune contrainte légale de conservation ne pèse sur les données du PLM contrairement aux données financières d’un ERP. Les entreprises souhaitent cependant souvent conserver tout leur historique. Pour éviter un effort trop long et couteux, il reste préférable d’archiver les données anciennes hors du PLM. La solution de Product Lifecycle Management a vocation à se focaliser sur le travail en cours.
3) Les actions menées par l’entreprise lors de la migration de données produits
Pour mener une migration de données efficace, les actions suivantes s’enchaînent :
- audit de la qualité des données : identification de toutes les sources et de l’état des données ;
- actions de nettoyage : élimination des doublons, des éléments corrompus, inutiles ou obsolètes ;
- maping des données : identification de la façon dont chaque donnée sera retranscrite dans le PLM ;
- test puis actions de migration.
3. Penser les droits d’accès des métiers à la solution PLM
La solution de Product Lifecycle Management centralise l’ensemble des données. Mais les métiers n’ont besoin d’accéder qu’aux données utiles à leur contribution spécifique. Il est donc nécessaire de définir ce qui est public, confidentiel ou réservé. Les droits d’accès, de modification ou de validation sont attribués en fonction de l’organisation de l’entreprise.
Il faut donc établir une séparation entre les périmètres métier des données. Cela influe sur la façon dont la donnée est structurée au sein du logiciel PLM. Dans une grande entreprise par exemple, les droits sont attribués en fonction de la business unit de l’utilisateur. Un Customer Service Telecom accède ainsi aux données réservées à la business unit Telecom. Puis il peut y avoir une séparation en fonction de la zone géographique où il se trouve (Europe, USA, Asie, Afrique).
4. Installer la gouvernance du projet PLM
Une gouvernance solide favorise la cohérence, la transparence et le succès du projet PLM. La gouvernance définit :
- qui prend les décisions ;
- quand elles sont prises ;
- comment elles sont communiquées et mises en œuvre.
1) Les comités de suivi du projet PLM
L’entreprise instaure différents comités (stratégiques, projet, techniques) pour veiller au bon déroulé du projet. Les comités doivent représenter l’ensemble des métiers concernés. La participation soutenue de leurs membres se révèle indispensable. Ils doivent idéalement être dédiés au projet PLM. Si ce n’est pas le cas, ce projet doit être leur priorité.
2) Le rôle clé du sponsor dans le projet PLM
Le sponsor garantit le succès du projet PLM. Issu du métier, il rallie autour d’une vision stratégique du projet. Il prend également les décisions qui s’imposent pour aligner tous les métiers sur la mise en œuvre du PLM. Sous sa direction, le PLM répond aux besoins de l’entreprise dans sa globalité et non aux besoins décorrélés de chaque service.
4. Anticiper l’accompagnement au changement lié au projet PLM
Le déploiement du Product Lifecycle Management ne se résume pas à l’introduction d’une nouvelle technologie. Au delà de l’utilisation du logiciel, le PLM engendre plusieurs changements :
- il rend plus visible le travail réalisé et automatise parfois des pans d’activité ;
- il met l’accent sur la collaboration ;
- il amène souvent une refonte des processus métier ;
- il vient modifier les habitudes de travail.
Les futurs usagers (users) ont besoin de faire le lien entre la solution PLM et la stratégie de l’entreprise. Ils doivent s’approprier l’approche PLM pour comprendre son utilité au quotidien pour eux. L’acceptation de la solution PLM passe par un accompagnement au changement complet. Celui-ci ne peut se résumer à une simple formation à l’outil.
La mise en place d’un projet PLM nécessite anticipation et préparation. L’implication de l’entreprise reste clé pour lancer efficacement le projet. Du périmètre des données à l’accompagnement au changement, la préparation réalisée en amont fait toute la différence le jour du kick-off. Un projet PLM bien préparé transforme avec fluidité la gestion des informations produit. Il conduit alors à une meilleure qualité des produits et à une plus grande compétitivité sur le marché.
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