Vous êtes chef de projet et vous voici au moment de la phase de cadrage d’un projet SI. L’objectif consiste donc pour vous à structurer le projet avant sa mise en œuvre. Rappelons-le : le cadrage représente bien plus qu’une simple formalité.  Sans un cadrage solide, les risques d’échec du projet augmentent. De lourdes conséquences s’ensuivent puisque selon une étude du cabinet Wellingtone, en 2021, seules 34% des entreprises terminent leurs projets informatiques en respectant les délais et le budget prévus.

Le cadrage permet de faire mûrir la réflexion autour du projet en interne. Votre mission consiste à assurer une compréhension partagée de tous les aspects du projet. Voici la liste des 8 sujets à éclaircir et les questions :

  • à poser à l’entreprise (Questions projet) ;
  • à vous poser à vous-même en tant que chef de projet (Questions meta) .

Qu’est-ce que les Questions meta ?
Ce sont des questions que le chef de projet doit se poser à lui-même. Elles servent à vérifier la cohérence des réponses données par l’entreprise aux questions projet. Si une inconsistance émerge, il y a lieu de tirer la sonnette d’alarme. Le faire en amont évite de devoir gérer des aléas en cours de projet.

Les objectifs du projet

Questions projet

  • D’où part l’entreprise ? Quel est le contexte ?
  • À quelle problématique doit-on répondre ?
  • Qu’est-ce que le projet est censé accomplir ? (Amélioration technologique, réduction de coût, accélération du time to market…)
  • Quels sont les indicateurs pour évaluer l’atteinte des objectifs ?

Questions méta

  • Ai-je tous les éléments pour me permettre de faire des arbitrages de priorité en cours de projet ?
  • Quelle est la trajectoire envisagée pour atteindre le but du projet ? Quelle est la logique qui sous-tend l’élaboration de cette trajectoire ?
  • Suis-je au clair sur le niveau de reporting que je dois faire à la direction et au sponsor ?

Le périmètre du projet

Questions projet

  • Quels sont les processus métier concernés ?
  • Quelles sont les fonctionnalités clés ?
  • Quelle est la technologie envisagée et pourquoi ?
  • Existe-t-il des contraintes techniques ou technologiques spécifiques à prendre en compte ?

Questions méta

  • Quels sont les aspects qui ne relèvent PAS du périmètre du projet ? Suis-je capable d’énoncer ce que je ne livrerai pas ?

Les délais du projet

Questions projet

  • Quelle est la date souhaitée de finalisation du projet ?
  • Quels sont les grands jalons du projet et leurs échéances ?
  • Y a-t-il des événements ou d’autres projets dont dépend le planning de ce projet ?
  • Combien de temps est nécessaire pour les processus de révision et d’approbation à chaque étape ?

Questions méta

  • Par rapport à d’autres projets menés par l’entreprise, le macro-planning semble-t-il réaliste ?
  • Y a-t-il une cohérence entre la charge que j’estime pour mon activité sur le projet et la charge requise par l’entreprise ?

Le budget de référence du projet

Questions projet

  • Quel est le budget alloué pour ce projet et comment est-il géré ? (Coût des ressources, coût externe d’accompagnement, coût d’hébergement, coût de maintenance…)
  • Quelle est la répartition des différentes charges au cours du projet ?
  • Quels sont les mécanismes de suivi du budget ?

Questions méta

  • Comment le budget est-il construit (répartition du budget entre les différentes phases, marge de manœuvre prévue pour gérer les aléas, éventuels coûts cachés ou indirects non anticipés…) ?
  • Le budget semble-t-il pertinent par rapport à la portée et aux exigences du projet ?

Les ressources nécessaires pour le projet

Questions projet

  • Quels sont les profils requis et avec quel niveau de charge (pendant le projet et pour la maintenance) ?
  • Faut-il acquérir de nouveaux outils ou licences logicielles ?
  • Quelles sont les exigences en termes d’infrastructure IT (serveurs, réseaux, espace de stockage) ?
  • Quels outils de communication et de collaboration existent pour l’équipe projet ?

Questions méta

  • Quelle est la disponibilité réelle des ressources humaines pour le projet ? Le projet est-il inscrit dans leurs objectifs de performance ?
  • Tous les acteurs ont-ils accès aux outils de collaboration ?

Les parties prenantes et la gouvernance du projet

Questions projet

  • Quels sont les métiers concernés par le projet ?
  • Y a-t-il des parties prenantes externes ?
  • Quelle sera la structure de gouvernance du projet (comités de pilotage, comité projet, groupes de travail) ?
  • Qui est le commanditaire (ou sponsor) ?

Questions méta

  • Les représentants métier ont-ils les compétences nécessaires pour assurer leur rôle au cours du projet ?
  • Quel est concrètement l’intérêt du projet pour le sponsor ? Lui permet-il de répondre à un besoin opérationnel ?
  • Ai-je la capacité de gérer la charge des ressources projet et la répartition des tâches ?
  • Quels leviers de motivations puis-je utiliser pour maintenir l’engagement des parties prenantes tout au long du projet ?

Les risques associés au projet

Questions projet

  • Quelle marge de manœuvre est prévue pour les imprévus susceptibles d’affecter le planning ?
  • Quels sont les risques associés aux parties prenantes (manque d’engagement, conflits d’intérêts) ?
  • Quels sont les risques liés aux opérations courantes de l’entreprise pendant la mise en œuvre du projet ?
  • Y a-t-il des risques légaux ou de conformité à prendre en compte ?

Questions méta

  • Suis-je équipé pour être en veille constante sur les risques ? Ai-je le bon état d’esprit pour être à l’écoute des nouveaux risques qui apparaitraient en cours de projet ?

La gestion du changement au cours du projet

Questions projet

  • Le projet transforme-t-il les pratiques professionnelles des utilisateurs ? Cela représente-t-il un changement important dans leur quotidien ?
  • Quels changements organisationnels le projet entraîne-t-il ?
  • Comment les parties prenantes seront-elles informées de l’avancement du projet ?
  • Quels sont les besoins en formation des utilisateurs ?

Questions méta

  • Y a-t-il bien une cohérence entre l’objectif du projet et le discours qu’il y a autour du projet ?
  • Suis-je à l’écoute de la perception qu’a l’ensemble de l’entreprise du projet ? (cela me permet de vérifier l’efficacité de la conduite du changement)

Aborder la phase de cadrage d’un projet SI avec ces questions vous permet d’évaluer la logique globale de l’initiative. Au final, le projet vous semble-t-il pragmatique ? Toutes les questions à poser et à se poser sont entre vos mains. Il ne vous reste plus qu’à rédiger votre note de cadrage.